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Séverine Toussaint

Assistant(e) Administrative

IT Solutions for European Institutions | Luxembourg


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Vous rejoindrez l’équipe Office de CTG IT Solutions, basée à Bertrange et composée de 15 personnes, pour prendre en charge le suivi administratif complet de certains contrats, et pour apporter un support administratif aux autres équipes.


Vos Missions:

  • Vous prenez en charge la gestion des Timesheets et du système de pointage. Vous collectez les informations, complétez le système chaque semaine en vérifiant les données et encodez les Timesheets dans le tableau de suivi;
  • Vous préparez et envoyez les contrats de sous-traitance après avoir vérifié les données, puis vous encodez les informations dans le tableau de suivi global ;
  • Vous coordonnez les extensions de contrats. Vous communiquez avec les personnes concernées (employés/sous-traitants et entreprises partenaires), vous collectez, vérifiez, envoyez et enregistrez les documents nécessaires ;
  • Vous préparez et assurez la facturation. Vous vérifiez et encodez par ailleurs les factures fournisseurs pour les mettre en paiement, et relancez les factures impayées ;
  • Vous maintenez les tableaux de suivi à jour, informez le management des changements et assurez un suivi en temps réel des fins ou des changements de contrats ;
  • Vous tenez à jour nos listings : staff list, anniversaires, notes de frais, congés, maladies, véhicules de société, etc…
  • Vous aidez à la gestion de la boîte mail administrative et traitez les demandes transmises par ce canal ;
  • Vous accompagnez l’équipe RH dans la préparation et le déploiement du plan de formation des consultants. Vous cherchez les formations adaptées aux besoins des employés, établissez les devis auprès de nos fournisseurs, gérez les inscriptions et préparez les accords de formation ;
  • Vous assurez le suivi des formations en vérifiant les présences et l’obtention des certifications/diplômes dans les délais impartis ;
  • Vous préparez les dossiers physiques de formations (factures, attestations de participation et preuves de paiement) afin de préparer l’encodage du plan de formation.



Votre profil

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme administratif ;
  • Vous disposez d’une première expérience significative dans une fonction similaire ;
  • Vous maîtrisez parfaitement Excel, et êtes à l’aise avec les autres outils du Pack Office ;
  • Vous êtes reconnu pour votre proactivité, votre polyvalence, votre organisation et votre esprit logique ;
  • Vous êtes autonome dans vos missions et aimez travailler en équipe ;
  • Vous êtes orienté solutions et vous avez de très bonnes capacités de communication, en anglais comme en français ;
  • Vous disposez d’un intérêt pour l’IT.
  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • Des avantages extra légaux : voiture de société possible, chèques repas, jours de congés d’ancienneté, Plan PC, …
  • Des évènements réguliers : learning lunchs, team buildings, staff meetings, …
  • Une culture d’entreprise basée sur le respect et l’engagement.



Notre offre

  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • Une culture d’entreprise basée sur le respect et l’engagement.
  • Des évènements réguliers : learning lunchs, team buildings, staff meetings, …
  • Des avantages extra légaux : voiture de société possible, chèques repas, jours de congés d’ancienneté, Plan PC, …


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